چگونه iso 9001 خود را نگهداری کنیم ؟

سازمان های دریافت کننده گواهینامه ایزو 9001 ، ضرورت ممیزی های مراقبتی شرکت گواهی دهنده را درک ننموده و نتیجه کار را فقط تا مرحله اخذ گواهینامه می دانند این سازمان ها تا اخذ گواهینامه ایزو 9001، اقدامات لازم را انجام داده و متأسفانه بعد از ممیزی خارجی و صدور گواهینامه ایزو 9001 الزامات مطرح شده در استاندارد ایزو 9001 را به فراموشی سپرده و مجدداً فعالیت های خود را به همان روال قبل انجام می دهند .
سپس در نزدیکی ممیزی سالانه اقدام به مستند سازی براساس فرم های طراحی شده می نمایند.
کدام سازمان ها به نگهداری ایزو 9001 توجه نمی کنند :
سازمان هایی که مدیران آن تنها به دنبال گواهینامه ایزو 9001 هستند.
سازمان هایی که به مشتریان خود اهمیت نمی دهند.
سازمان هایی که مدیران آن منافع واقعی استقرار سیستم های مدیریتی را نمی دانند.
نگهداری ایزو 9001 بعد از اخذ گوهینامه 9001 توسط مدیر تضمین کیفیت با همکاری سایر مدیران تازه شروع می شود.
در استاندارد ISO 9001:2015 بر نقش مدیران ارشد در استقرار و نگهداری سیستم مدیریت کیفیت تأکید شده است .


مهم ترین اقدامات لازم جهت نگهداری ایزو 9001 در سازمان ها
برگزاری جلسات مستمر هدفمند
جلسات مستمر داخلی با هدف استقرار اثر بخش سیستم های مدیریتی، تا قبل از اخذ گواهینامه ایزو 9001 در سازمان ها به صورت مستمر و به تعداد زیاد برگزار می شود ولی متأسفانه این جلسات بعد از ممیزی خارجی و اخذ گواهینامه ایزو، متوقف می شود.
جلسات برنامه ریزی شده در سطح مدیران ارشد و کارشناسان به صورت هدفمند در خصوص بهبود مستمر و تحلیل مسائل، گامی مهمی جهت تصمیم گیری در خصوص بهبود استقرار سیستم مدیریتی می باشد.
سازمان های بزرگ، کارگروه یا کمیته های مختلفی در قالب جلسات تشکیل می دهند اما خروجی تصمیمات این جلسات به سیستم مدیریت متصل نمی باشد. مثلاً در یک سازمان بزرگ جلسات بهبود کیفیت یا جلساتی در خصوص تولید به صورت مستمر برگزار می شود و تصمیمات گرفته شده در قالب اقدام اصلاحی/ پیشگرانه به سیستم مدیریت متصل نمی شود.
برگزاری جلسات بازنگری مدیریت در دوره های زمانی مشخص براساس ورودی های اعلام شده نقش مهمی در اثر بخشی سیستم مدیریت ایزو ایفا می نماید.
مستندات ایزو
توسعه و بهبود مستندات ایزو بسیار آسان تر از استقرار سیستم مدیریت ایزو 9001 می باشد، اطمینان از اینکه مستندات (شامل روش های اجرایی، دستورالعمل ها و ...) نوشته شده به درستی اجرا می شوند از اهمیت خاصی برخوردار می باشد.
متأسفانه بسیاری از سازمان ها بعد از اخذ گواهینامه ایزو 9001، تغییرات ایزو را در قالب فرم ها اعمال نموده و فعالیت ها بازنگری شده را در روش اجرایی و دستورالعمل ها اعمل نمی کنند.
در نگهداری ایزو 9001 باید از انطباق انجام فعالیت های اجرایی فرآیند با مستندات موجود اطمینان حاصل نمود و در صورت نیاز مستندات بازنگری شود.
آموزش
استاندارد رویکرد سیستماتیکی برای شناسایی نیازهای آموزشی، برنامه ریزی، اجرا و اثر بخشی دوره های آموزشی تعیین نموده است این رویکرد می توان به افزایش صلاحیت کارکنان و دانش سازمان کمک فراونی نماید.
دوره های آموزشی ممیزی داخلی ایزو 9001، آشنایی الزامات ایزو 9001 باید برای تمامی کارکنان جدید پس از اخذ ایزو 9001 تا ممیزی مراقبتی سالانه (طی زمان یکساله) نیز برنامه ریزی و اجرا شود.
اکثر سازمان ها فقط دوره های آموزش برون سازمانی را در قالب این رویکرد سیستماتیک اجرا می نمایند و کمتر به آموزش های درون سازمانی توجه می نمایند. دوره های آموزش درون سازمانی می تواند در قالب استاد شاگردی توسط افراد خبره برای کارکنان برگزار شود.
افزایش آگاهی کارکنان در خصوص فعالیت هایی که انجام می دهند و نقش آن ها در ارتباط با کیفیت محصولات/خدمات از اهمیت ویژه ای برخوردار است که می توانیم در دوره های آموزشی درون سازمانی مدنظر قرار دهیم.
دوره های بازآموزی نیز نقش مهمی در بهبود کیفیت محصولات/ خدمات دارند.
کنترل بر محصولات و خدمات برون سپاری
تأمین کنندگان فرآیند ها و فعالیت هایی که برون سپاری می شوند باید به صورت دوره ای ارزیابی شده و در صورتی که معیارهای ارزیابی برآورده نشود اقدامات اصلاحی لازم انجام شود.
ارزیابی عملکرد تأمین کنندگان بعد از اخذ گواهینامه ایزو، عمدتاً به فراموشی سپرده می شود و تنها در صورتی که تأمین کننده مشکلی داشته باشد اقدامات لازم صورت می گیرد.
تعیین شاخص ها و معیارهای ارزیابی عملکرد تأمین کنندگان مناسب با گروه تأمین کنندگان نقش مهمی در اجرای اثر بخش سیستم ارزیابی تأمین کنندگان دارد.
پایش و اندازه گیری فرآیندها
شاخص های فرآیندها باید در دوره های زمانی مشخص شده اندازه گیری و نتایج آن در قالب گزارش یا نمودار ارائه شود. در صورتی که معیارهای مشخص شده برآورده نشود باید اقدام اصلاحی لازم صورت گیرد.
تحلیل داده ها
نتایج شاخص های فرآیند باید اندازه گیری شده و عملکردان به صورت روند مورد بررسی قرار گیرد . مثلاً در دوره های زمانی فصلی یا ماهانه نتایج شاخص های فرآیندها به صورت نموداری تهیه نمود.
ممیزی داخلی
ممیزی داخلی توسط افراد آموزش دیده در زمان های طرح ریزی شده صورت می گیرد. این ممیزی به سازمان کمک می کند تا عدم انطباق ها و فرصت های بهبود را شناسایی نماید.
اجرای موضوعات فوق و سایر الزامات استاندارد 9001 نیز به شما کمک می نماید تا در ممیزی خارجی استرس کمتری داشته و آمادگی ممیزی ایزو 9001 را کسب نمایید.
البته می توانید با انتخاب یک مشاور ایزو به عنوان مشاور نگهداری ایزو در کنار خود نظارت کلان بر سیستم مدیریتی داشته باشد و از استقرار اثربخش سیستم مدیریتی خود اطمینان حاصل نمایید.